露出につながるメディアアプローチの方法

⇒「月刊総務」２０１３年９月号　『露出につながるメディアアプローチの方法』

今回のポイント

いくら魅力的なプレスリリースを作成しても、それを有効に活用しなければ意味がありません。ここでは、作成したプレスリリースをどのようにメディアに届けて取り上げてもらえるようアプローチするかをお伝えします。

プレスリリースの届け方

• 郵便・ＦＡＸ・Ｅメールで送る発売・開始日が迫っている場合は、FAXやE-mailを活用しますが、日にちに余裕があったり、枚数が多かったり、写真やグラフなどの画像をきれいに見せたい場合は郵送します。
  郵送するときには、封筒に「プレスリリース在中」と記し、タイトルの一部を記載するなど、記者・編集者の興味を引くような工夫をするといいでしょう。
  マスコミの所在地や代表電話番号は『マスコミ電話帳（宣伝会議発行）』『広報・マスコミハンドブック（日本パブリック・リレーションズ協会編集、アーク出版発行）』等に記載されています。部署が分かれているメディアは、代表番号に電話をして、内容を簡単に説明し、担当部署を確認します。FAXで送る場合は、この時にFAX番号を確認します。メディア側も情報を求めていますので、比較的スムーズに教えてもらえるでしょう。
  最近はメール添付での送信を指定されることもありますので、その場合はメールアドレスを確認して添付ファイルにて送信します。ＷＥＢメディア等はリリース専用フォームがネット上に用意されているケースもあります。
  こうしたメディア情報を一覧にまとめて追加修正をしながらメンテナンスすることで、オリジナルのメディアリストを作成することができます。
• 記者クラブで配布する大手メディアを中心に官公庁などの公的機関を取材・報道する目的でつくられた組織が記者クラブです。文部科学記者会、厚生労働記者会など、そのほとんどは各省庁の庁舎内にあります。地方では県庁・商工会議所等にも設置されています。
  同分野、同地域担当記者が一堂に会していますので、複数のメディアに一気にプレスリリースを届けられるというメリットがあります。自社の事業内容と合致する記者クラブがあれば、活用しない手はありません。
  記者クラブ所在地はインターネット上の記者クラブ一覧や、先にご紹介した『マスコミ電話帳』や『ＰＲ手帳』に掲載されています。プレスリリースの配布方法については、それぞれ記者クラブごとにルールがありますので、前もって連絡し確認しましょう。
  プレスリリースを郵送またはＦＡＸする場合は、その到着のタイミングに合わせて記者クラブへ行くようにします。
• メディアに直接持参するプレスリリースをダイレクトにメディアに持参する場合は、担当部署に連絡をして担当者の都合を聞き、アポイントを取ってから出向きます。メディアは非常に多忙なので「メールで送ってください」と断られたりすることが多々ありますが、もし直接会えればメディア露出の可能性も増しますし、露出の扱いが大きくなることもあります。
  訪問前には、メディアについて勉強しておくことがとても大切です。メディアの特徴、会う記者が書いた記事や担当する番組・コーナーなど、よく研究して事前準備することで、より的確な情報提供ができます。
  もし訪問したときに、先方の質問に的確に答えられないことがあれば、帰社してから確認して迅速にフォローします。その場で曖昧な回答をしてしまうのは危険です。

効果的なプレスリリースの内容にするには「効果的なプレスリリースにするための５つのポイント」をお読みください。

情報発信のタイミング

• プレスリリース配信の時期プレスリリース配信のタイミングは新商品やサービスなどの発売・開始前が基本です。新聞、テレビ、WEBなどは数日前でも間に合いますが、雑誌の場合は早めに送っておかないと掲載されません。季節感のあるものも、その季節になってから送ったのでは遅すぎです。また、金曜日の夕方以降や連休前に届くと埋もれてしまう可能性が高いので、到着のタイミングも考えて送るようにします。メディアにコンタクトする際、電話やＦＡＸのタイミングなどにも配慮が必要です。例えば新聞の場合、夕方は翌日の朝刊の記事を書くため忙しくなりますので、気を付ける必要があります。雑誌は校了前の時期、テレビは番組が始まる直前は避けます。
• 自社ＨＰ、ブログ、ＳＮＳからの情報配信FacebookやTwitterといったＳＮＳにより、近年ではメディアを介さずともダイレクトに情報を発信できるようになりました。ＳＮＳは情報拡散には画期的といえるツールですが、メディアに情報配信や個別アプローチをかけたい場合、その前にＳＮＳに情報を載せるのは避けるべきです。なぜなら、メディアにプレスリリースが届く前にＳＮＳで話題になってしまったら、それは既にニュースではなくなるからです。
  新聞・雑誌などの紙媒体も、最近は記事をデジタル化してＷＥＢ上でも掲載するので、その記事が更にSNSで拡散することもあります。自社がダイレクトに発信した情報とは違い、メディアがニュースとして報道した情報ということで信頼感が増しますので、両方をうまく活用しましょう。

メディアに取り上げてもらったら

メディアに取り上げてもらったら、そのまま終わりにするのではなく、フォローをしておくことをお勧めします。お礼のメールを送ったり、その後もその記者・編集者が興味を持ちそうな情報を継続的に送るなど、コンタクトを絶やさず信頼関係が築ければ、また次の露出につながります。