メディアリレーションを築く「広報パーソン6か条」

⇒2014年5月号　『メディアリレーションを築く「広報パーソン６か条」』

今回のポイント

広報活動を始めた企業様から、メディアとのリレーションに悩んでいるという相談を受けることがあります。そこで、スムーズなメディアリレーションを構築するための広報パーソンとしての心得をご紹介します。

第１条：自身が「会社の顔」であると自覚する

メディアを通して自社の事業活動を伝える広報パーソンは会社の顔と言えます。基本的なビジネスマナーや身だしなみは当然のこと、その人のイメージがそのまま会社のイメージにもなるということを理解し、自覚を持つことが大切です。
また、広報パーソンが他の業務を兼務している場合は、広報担当であるということを名刺にしっかり明記するか、または広報専用の名刺を作り、広報活動の本気度をアピールする必要があります。

第２条：どんなときでも「誠実」に行動する

広報活動をする中で、メディアが望んでいる情報を提供できないことや、あまり触れてほしくないことを聞かれたりすることもあります。そんなときこそ誠実さが大切です。広報担当として相手の立場を尊重し、どんな時でも逃げることなく誠実に対応することでメディアとの信頼関係を築くことができます。

第３条：情報に敏感であれ

広報活動において重要なことの一つに適切な情報開示がありますが、第２条でご説明したように、どんな時でも100パーセントオープンに情報提供をすることは不可能です。
例えば、水面下で進めているＭ＆Ａの情報などを事前に提供することはできないので、開示のタイミングを的確に見極めることが必要です。
そのため、広報パーソンはいつでも開示する情報の伝え時に敏感であるべきです。取締役のインタビューなどに同行する場合などは、どこまで情報提供するかを前もって打ち合わせたり、辛辣な記者の質問などにも対応できるよう、時には毅然とした態度でフォローする役割を担うこともあります。
また、情報に敏感というのは、世の中の時流を把握し、新しい情報を捉えるセンスも意味します。時代遅れの新サービスや商品ではメディアに取り上げてもらえないので、別の切り口を考えて情報発信をするのも広報パーソンの腕の見せ所です。

第４条：会社や業界について勉強する

広報パーソンは自社について熟知していなければなりません。資本金や創立年月日、従業員数といった基本情報から、会社の沿革、企業理念、事業内容、業績なども頭にインプットし、いつでも説明できるようにしておきます。
それでも全てを網羅することはできませんので、もし、記者の質問に答えられないことがあったら、曖昧に答えず、調べてから迅速に回答します。

第５条：社内外に人脈を構築する

現場の取材を受ける場合、いつ取材の依頼が来ても快く受けてもらえる人間関係を社内で作っておくことが重要です。
各現場とのコミュニケーションを普段から取っておくことで、自身が持つ情報を常にバージョンアップしておけます。
また、自社内だけではなく、同じ業界での横のつながりや社外人脈の構築もお勧めします。業界全体の動向や様々な業界との関係を知ることで、提供できる情報の幅が広がります。

第６条：労力を惜しまずスピーディーに対応

広報パーソンはスピーディーな対応が必須です。なぜならば、メディアは分刻みで仕事をしていることが多いからです。例えば、夕方受けた新聞記者からの質問は、翌日の朝刊に掲載される可能性が高いので、翌日に対応したのでは全く意味がありません。
質問にはできるだけ迅速に対応するようにし、もしすぐに回答できない場合は、先方にその状況を伝えます。
たとえ情報収集に手間がかかることがあっても、できる限り労力を惜しまず、最善の協力をする姿勢も重要です。